成都活動(dòng)策劃——不同會(huì)議類型的策劃點(diǎn)不同
由于側(cè)重點(diǎn)不同，各種會(huì)議的形式和要求也千差萬別，各種會(huì)議的流程也多多少少地有些差異，這使各種會(huì)議在管理上也微微有所不同。下面，我們將就一些常見的會(huì)議在策劃上的一些不同展開討論。這些常見的會(huì)議類型包括行業(yè)會(huì)議、技術(shù)交流會(huì)、專業(yè)研討會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)和產(chǎn)品推介會(huì)。
行業(yè)會(huì)議是由行業(yè)協(xié)會(huì)或者是政府主管部門組織舉辦、行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)參加的會(huì)議。行業(yè)會(huì)議的主辦者一般在該行業(yè)都有較大的發(fā)言權(quán)和較強(qiáng)的號(hào)召力，會(huì)議的參加者一般都是該行業(yè)比較有影響的企業(yè)，會(huì)議的影響力一般都較大。隨著世界各國經(jīng)濟(jì)自由化和市場化程度的提高，各國政府介入經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來越少，目前，幾乎每個(gè)行業(yè)都有自己的行業(yè)協(xié)會(huì)，這些行業(yè)協(xié)會(huì)越來越對(duì)本行業(yè)起著重要的規(guī)范、協(xié)調(diào)和管理工作，為此，它們一般隔一段時(shí)間就會(huì)召開行業(yè)會(huì)議，對(duì)本行業(yè)的一些重要議題展開討論。如果某些行業(yè)暫時(shí)還沒有成立行業(yè)協(xié)會(huì)，政府有關(guān)主管也會(huì)暫時(shí)起到行業(yè)協(xié)會(huì)的上述作用，擔(dān)負(fù)起組織召開行業(yè)會(huì)議的職能。
1.行業(yè)會(huì)議的分類重慶展廳搭建
國際會(huì)議協(xié)會(huì)(1CCA)將行業(yè)會(huì)議分為三類：科技會(huì)議、商貿(mào)會(huì)議和會(huì)員會(huì)議?？萍紩?huì)議是以技術(shù)推廣、科技交流與合作為主要目的的行業(yè)會(huì)議;商貿(mào)會(huì)議是以傳播商業(yè)和貿(mào)易信息、研討行業(yè)貿(mào)易問題為主要目的的行業(yè)會(huì)議;會(huì)員會(huì)議是主要由行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員參加的、旨在促進(jìn)會(huì)員之間的相互了解和合作為主要目的的行業(yè)會(huì)議。
2.行業(yè)會(huì)議主題和議題的選擇在很多行業(yè)，行業(yè)協(xié)會(huì)一般每年都會(huì)舉辦至少一次行業(yè)會(huì)議，每次行業(yè)會(huì)議一般也都有一個(gè)主題。行業(yè)會(huì)議的主題一般都緊扣行業(yè)發(fā)展的脈搏，關(guān)注行業(yè)發(fā)展中發(fā)出的時(shí)代的強(qiáng)音。所以，對(duì)于一些快速發(fā)展的行業(yè)和一些比較成熟的行業(yè)，其行業(yè)會(huì)議的主題幾乎每年都是不一樣的。
除了會(huì)議主題要具備前面提到的前瞻性、總結(jié)性和時(shí)尚性等特征外，行業(yè)會(huì)議的議題還要具備較強(qiáng)的行業(yè)號(hào)召力。不管是科技會(huì)議、商貿(mào)會(huì)議還是會(huì)員會(huì)議，會(huì)議的議題有號(hào)召力才能吸引行業(yè)內(nèi)企業(yè)的參加，這對(duì)于會(huì)員會(huì)議尤其重要。科技會(huì)議和商貿(mào)會(huì)議由于會(huì)議議題導(dǎo)向明顯，并且一般都很實(shí)用，對(duì)企業(yè)經(jīng)營有一定的幫助，企業(yè)因此往往也樂于參加。但對(duì)于會(huì)員會(huì)議來說，如果會(huì)議議題對(duì)企業(yè)而言沒有吸引力，企業(yè)可能就會(huì)因業(yè)務(wù)忙等原因而不出席會(huì)議，或者即使出席會(huì)議，也會(huì)派一些無足輕重的人員參加，會(huì)議的質(zhì)量因此會(huì)大打折扣。
行業(yè)會(huì)議的議題一般極富行業(yè)特征和行業(yè)代表性，能針對(duì)行業(yè)發(fā)展中遇到的新情況和新問題展開研討，能就某一問題組織行業(yè)大討論。行業(yè)會(huì)議討論的問題所得出的結(jié)論有時(shí)候不僅僅是學(xué)術(shù)上的研討，它往往帶有政策指導(dǎo)傾向，會(huì)被有關(guān)部門作為制定解決某些問題的政策的依據(jù)。
3.行業(yè)會(huì)議籌備方案很多行業(yè)會(huì)議都是每年舉行的“例會(huì)”，其策劃流程已經(jīng)非常成熟，因此，對(duì)于很多行業(yè)會(huì)議，除了每年要仔細(xì)策劃會(huì)議的主題和議題外，有關(guān)會(huì)議的其他策劃一般可以因循舊例。所以，對(duì)于那些每年都要舉辦的行業(yè)會(huì)議，管理的中心任務(wù)就集中在三個(gè)方面：會(huì)議的主題、會(huì)議的議題和會(huì)議的籌備方案。會(huì)議的主題和議題我們?cè)谇懊嬉延薪榻B，下面我們主要討論會(huì)議的籌備方案成都展覽公司。
除了前面講述的一般流程以外，和一般會(huì)議相比，行業(yè)會(huì)議的籌備方案也有一些特殊的方面：
(1)時(shí)間、地點(diǎn)和規(guī)模。有些行業(yè)會(huì)議的舉辦時(shí)間每年都比較固定，如固定在年初和年末等，會(huì)議的會(huì)期一般是4到5天，有的是2到3天，但一般不超過6天。行業(yè)會(huì)議召開的地點(diǎn)往往不固定，經(jīng)常變換，有少數(shù)行業(yè)會(huì)議召開會(huì)議的地點(diǎn)比較固定。行業(yè)會(huì)議的規(guī)模一般在400人以下，所以其要求的召開會(huì)議的場所的容量一般不會(huì)超過400人。
(2)主講人和聽眾。行業(yè)會(huì)議的主講人基本來自行業(yè)協(xié)會(huì)、協(xié)會(huì)會(huì)員和政府主管部門三個(gè)方面，也有少數(shù)來自行業(yè)以外的科研機(jī)構(gòu)。會(huì)議的主講人一般由行業(yè)協(xié)會(huì)或政府主管部門確定和邀請(qǐng)。行業(yè)會(huì)議的聽眾基本都是行業(yè)內(nèi)的企業(yè)尤其是協(xié)會(huì)會(huì)員單位，聽眾一般都具有一定的職位，有些較有影響的行業(yè)會(huì)議，其聽眾甚至大重慶會(huì)展設(shè)計(jì)部分都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人。一些比較重要的行業(yè)會(huì)議，有時(shí)候還會(huì)專門邀請(qǐng)有關(guān)新聞媒體的記者到會(huì)旁聽并進(jìn)行現(xiàn)場采訪。
(3)會(huì)議議程。和一般會(huì)議不同，行業(yè)會(huì)議一般都有政府主管部門和協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)出席，會(huì)議議程因此也比一般會(huì)議多了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人致辭和發(fā)言的程序，有的還要有新聞媒體對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人的采訪或者新聞發(fā)布會(huì)等。
(4)會(huì)議資料的準(zhǔn)備。除了一般會(huì)議資料以外，行業(yè)會(huì)議一般還要準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)念品和禮品，要準(zhǔn)備新聞稿和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言辭等。
(5)會(huì)議召開方式。行業(yè)會(huì)議的召開方式更多、更靈活，它可以采取一般專業(yè)研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)的會(huì)議方式，也可以采取聯(lián)誼會(huì)、座談會(huì)、茶話會(huì)等方式，主要看會(huì)議的主題和議題而定。
(6)會(huì)議預(yù)算。行業(yè)會(huì)議預(yù)算的資金支出和一般的會(huì)議相似，但預(yù)算的資金來源更加豐富，會(huì)員的會(huì)費(fèi)、協(xié)會(huì)的基金、政府撥款和企業(yè)贊助等都是重要的來源。
